ஆவணப் பதிவின் போது, ஆவணதாரர்கள் தங்களது சரியான செல்லிடப்பேசி எண்ணையே பதிவு செய்ய வேண்டும் என்று பதிவுத் துறைத் தலைவர் ஜெ.குமரகுருபரன் உத்தரவிட்டுள்ளார்.
இதுகுறித்து, அவர் புதன்கிழமை வெளியிட்ட செய்தி:
பதிவுத் துறையின் இணையதளத்தைப் பயன்படுத்தி பொது மக்கள், ஆவண எழுத்தர்கள், வழக்குரைஞர்கள் ஆகியோர் ஆவணம் தயாரிக்கும் போதோ அல்லது இணையதளத்தில் ஆவணச் சுருக்கத்தைக் குறிப்பிடும் போதோ ஆவணதாரர்கள் அவர்களது செல்லிடப்பேசி எண்ணையே பயன்படுத்த வேண்டும்.
மேலும், ஆவணங்களைத் தயார் செய்யும் போது சரியான செல்லிடப்பேசி எண் ஆவண எழுத்தர்களால் குறிப்பிடப்படுகிறதா என்பதைக் கண்காணிக்க வேண்டும். ஆவணப் பதிவின் போது, ஒவ்வொரு நிலைக்கும் செல்லிடப்பேசிக்கு குறுஞ்செய்தி அனுப்பி வைக்கப்படும். இதனால், செல்லிடப்பேசி எண் முக்கியமாகும்.
ஆவணப் பதிவுக்கான முன்பதிவினைச் செய்தவுடன் அதுதொடர்பான குறுஞ்செய்தி ஆவணதாரர்களுக்கு அனுப்பி வைக்கப்படும். ஆவணம் பதிவு செய்யாமல் நிலுவையில் வைக்கப்படும் போது அதற்கான குறுஞ்செய்தி அனுப்பப்படும். மனை மதிப்பு நிர்ணயம் செய்யப்பட்ட விவரம், குறைவு முத்திரைத் தீர்வை, பதிவுக் கட்டணம் செலுத்த வேண்டியிருந்தால் அது குறித்த விவரமும் குறுஞ்செய்தியாக அனுப்பி வைக்கப்படும். ஆவணம் திரும்ப வழங்கத் தயாராக உள்ள போது அதற்கான குறுஞ்செய்தியும் ஆவணதாரர்களின் செல்லிடப்பேசி எண்ணுக்கு அனுப்பி வைக்கப்படும்.
வேறொருவரின் செல்லிடப்பேசி எண்ணை உட்புகுத்தினால் குறுஞ்செய்திகள் அனைத்தும் தவறான செல்லிடப்பேசி எண்ணுக்கே சென்றடையும். எனவே, ஆவணதாரர்கள் தங்களின் சரியான செல்லிடப்பேசி எண்ணை அளிப்பதன் மூலம் ஆவணத்தின் நிலையை குறுஞ்செய்தி வழியாக அறிந்து கொள்ளலாம்.