மின்னஞ்சல்: தெளிவு... பிழையின்மை... உரிய நேரம்!

இன்றைய உலகில் அனைத்து அலுவலக மற்றும் வெளியுலக செயல்களுக்காக ஒருவரோடு தொடர்பு கொள்வதில் மின்னஞ்சல் (E-MAIL) முக்கிய பங்காற்றுகிறது.
கடல் தாண்டி உள்ள உறவினர்களுக்கு கடிதம் அனுப்பிய காலம் மாறி, அவர்களுக்கு மின்னஞ்சல் மூலம் தகவல்கள் அனுப்பும் நவீன உலகத்துக்கு மாறிவிட்டோம். 
பள்ளி, கல்லூரி, பணியிடம் தொடங்கி நண்பர்களுக்கிடையில் தகவல் பரிமாறிக் கொள்வது வரை என மின்னஞ்சல் பயன்பாடு அதிகரித்து வருகிறது . அலுவலகத்தில் பணியாளர்களுக்கு சாதாரண தகவல் அனுப்புவது முதல் "PAY SLIP'' அனுப்புவது வரை அனைத்தும் மின்னஞ்சலிலேயே கூறப்படுகிறது.
ஆனால், வேலை தேடும் இளைஞர்கள் பலருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புவதில் பல சிரமங்கள் உள்ளன. இன்பாக்ஸுக்கு வந்திருக்கும் மின்னஞ்சலுக்கு அர்த்தம் புரியாமலும், அதற்கான சரியான பதிலை அனுப்ப தெரியாததாலும் பல நல்ல வாய்ப்புகளைப் பலர் இழந்துள்ளனர். மின்னஞ்சல் அனுப்புவது என்ன அவ்வளவு பெரிய விஷயமா என்று நினைப்பவர்களும் உண்டு. ஆனால் நாம் அனுப்பும் மின்னஞ்சலில் நாம் செய்யும் சில தவறுகளால், பிறர் எரிச்சல் அடையவும் கூடும். 
வியாபாரம் கை கூடாமற் போகலாம்; வேலை கிடைக்காமல் போகலாம். அதனால் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் கலையை கற்றுக் கொள்வது அவசியம். 
மின்னஞ்சல் கடிதங்களை அனுப்பும்போது பின்பற்ற வேண்டிய சில வழிமுறைகள்..
தெளிவாகக் கூறுவது
நாம் நேரில் ஒருவரிடம் பேசும்பொழுது நமது முக பாவனைகள், பேச்சின் ஏற்ற இறக்கம் ஆகியவற்றை வைத்து நாம் எவ்வாறு பேசுகிறோம் என்பதை எதிரில் இருப்பவர் எடை போட முடியும். ஆனால் "இ-மெயில்' என்பது வெறும் எழுத்துகளை அடிப்படையாகக் கொண்டது. எனவே நாம் சாதரணமாக அனுப்புகிற மின்னஞ்சலை ஒருவர் தவறாகப் புரிந்து கொள்வதற்கு நிறைய வாய்ப்புகள் உள்ளன.
அதனால், சொல்ல வந்த கருத்துக்கு மாறான கருத்து கொண்ட மற்றும் புரியாத கருத்து கொண்ட மின்னஞ்சல் நம்மிடம் இருந்து சென்று விடக் கூடாது. சிலர் ஸ்மைலீஸ் (smiley) அனுப்பி உணர்வுகளைப் புரிய வைப்பதாக நினைக்கின்றனர். ஆனால், அலுவலகரீதியில் அனுப்பப்படும் மின்னஞ்சல்களுக்கு ஸ்மைலீஸ் பயன்படுத்துவதை தவிர்ப்பது நல்லது. 
பிழையின்றி அனுப்புவது
மின்னஞ்சல் கடிதங்களைப் பொறுத்தவரை அவற்றை அனுப்பி விட்டால் மீண்டும் பெற முடியாது என்பதை முதலில் நாம் உணர்ந்து கொள்ள வேண்டும். அவசரத்தில் அனுப்பினேன். அதனால் அவ்வாறு எழுதினேன் என்று சொல்வதற்கு இங்கே இடம் இல்லை. எனவே மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன் ஒருமுறைக்கு இரு முறை அதை கவனமாகச் சோதித்து பிழை எதுவும் இல்லை என்ற பின்னரே அதை அனுப்ப வேண்டும். 
பொதுவாக இ-மெயில்களில் எழுத்துப் பிழைகளையும், இலக்கணப் பிழைகளையும் யாரும் பொருட்படுத்துவதில்லை. எனினும், முன்பின் தெரியாதவர்களுக்கு, அலுவலக ரீதியில் உயரதிகாரிகளுக்கு மெயில்களை அனுப்பும் பொழுது எந்தப் பிழைகளுமின்றி அனுப்ப வேண்டும். அப்போதுதான் அவர்களுக்கு அனுப்புபவர் மீது ஒரு நல்ல அபிப்ராயம் ஏற்படும்.
நாகரிகம் பின்பற்றுதல்
மின்னஞ்சல் பெறுபவரைத்தான் நாம் பார்க்கப் போவதில்லையே என்ற எண்ணத்தில் சிலர் அநாகரிகமாக மெயிலின் உள்ளே கண்டதை குறிப்பிட்டு அனுப்புகிறார்கள். மின்னஞ்சல் யாருக்கு எழுதப்பட்டிருக்கிறதோ அவர் நம் முன்பு தோன்றினால் அவரிடம் எவ்வளவு கண்ணியமாகப் பேசுவோமோ, அதே கண்ணியத்தை அனுப்புகிற மெயிலிலும் காட்ட வேண்டும் என்பதை நினைவில் கொள்ள வேண்டும். 
குறிப்பிட்ட நேரத்துக்குள் அனுப்புதல்
மேற்கண்டவற்றையெல்லாம் விட மிகவும் முக்கியமானது ஒரு மின்னஞ்சலை குறுகிய நேரத்துக்குள் கட்டமைப்பதுதான். சிலர் ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்புவதற்கு ஒரு மணி நேரம் யோசித்துக் கொண்டு என்ன எழுத என்று நேரத்தை வீணடித்துக் கொண்டிருப்பார்கள். நாம் கூற வரும் கருத்துகளை மற்றவர்களுக்கு எளிதாகப் புரியும் வகையில் தெரியப்படுத்துவதற்கு ஒரு கருவியாகவே மொழி பயன்படுகிறது. அதனால் கூற நினைப்பதை தெளிவாகக் கூறினால் போதும் என்பதை நினைவில் கொண்டு மின்னஞ்சலை அனுப்ப வேண்டும். 
விரைவில் பதில்
அலுவலகத்தில் சிலருக்கு ஒரு நாளைக்கு 50-100 மின்னஞ்சல் வந்திருக்கும். அவையனைத்தையும் படித்து உடனடியாகப் பதில் அனுப்புவது இயலாத காரியம்தான். எனினும், நம் பதிலுக்காக ஒருவர் காத்திருக்கிறார் என்பதை கருத்தில் கொண்டு தெரிவிக்க வேண்டியதை சுருக்கமாக அனுப்பினால் அனைவருக்கும் அது நன்மை பயக்கும். அலுவலகரீதியிலான உறவிலும் எந்த விரிசலும் ஏற்படாது. அனுப்பிய மின்னஞ்சலுக்கு சரியான பதில் கிடைக்கவில்லை என்று பல உறவுகள் முறிந்துள்ளன. 
-க. நந்தினி ரவிச்சந்திரன்