சமூக ஊடகங்கள் மூலமும், மின்னஞ்சல் மூலமும் தகவல் பரிமாற்றம் நடைபெற்று வந்தாலும் கூட ஒரு நிறுவனத்தைப் பொருத்தவரை அதனுடைய வாடிக்கையாளர்கள் முதன்மையாக விரும்புவது தொலைபேசி மூலம் தகவல் பரிமாறிக் கொள்வதைத்தான்.

சிறிய சந்தேகம் என்றாலும் உடனடியாக அவர்கள் கையில் எடுப்பது தொலை
பேசியைத்தான். எனவே  சிறுதொழில் நிறுவனங்களைத் தொடங்கி நடத்தும் இளம் தொழில்முனைவோர்கள், தங்களுடைய நிறுவனங்களின் வளர்ச்சிக்காகச் செய்ய வேண்டியது  தொலைபேசி அமைப்பை தங்களுடைய நிறுவனங்களில் நிறுவுவதாகும்.  

சிறு தொழில் மற்றும் வணிக நிறுவனங்கள் தங்கள் வாடிக்கையாளர்களைத் தொடர்பு கொள்ள  இத்தகைய தொலைபேசி அமைப்பு, வசதி உள்ளதாக இருக்கும். 

இந்த  தொலைபேசி அமைப்பை ஏற்படுத்துவது என்பது முன்புபோல் மிகவும் கடினமானதாகவோ, அதிக செலவை ஏற்படுத்தக் கூடியதாக இல்லை என்பதுதான் உண்மை. தற்போதைய இணைய யுகத்தில் மிகக் குறைந்த செலவில் சிறுதொழில் நிறுவனங்களுக்கான  தொலைபேசி அமைப்பை ஏற்படுத்திக் கொள்ளமுடியும். 

பொதுவாக பாரம்பரியமான பிபிஎக்ஸ் (பிரைவேட் பிரான்ச் எக்சேஞ்ச்) தொலைபேசி அமைப்பு மூலம் தகவல்களை பரிமாறிக்கொள்ள முடியும். அது போல் இன்டர்நெட் புரோட்டாகால் பிரைவேட் பிரான்ச் எக்சேஞ்ச் என்ற தொலைபேசி அமைப்பு மூலம் அழைப்புகளை பெறவும் அனுப்பவும் முடியும். அதையும் தாண்டி கிளவுட் அடிப்படையிலான தொலைபேசி சேவை தொழில்நுட்பத்தைப் பயன்படுத்தி இணையம் மூலமோ, பயன்பாடு மூலமோ அழைப்பை பெறவோ, அனுப்புவோ செய்ய முடியும். 

பிபி எக்ஸ் தொலைபேசி அமைப்புகள் தகவல் பரிமாற்றத்திற்கு உதவும் பாரம்பரிய முறையாகும். இதற்காக நிறுவன வளாகத்திற்குள் ஒரு சர்வரை நிறுவினால் போதுமானது. இதற்காக இணைய வசதி தேவையில்லை என்பதால் மிகவும் பாதுகாப்பானவை. அதேசமயம், இவற்றை நிறுவுவதற்கும் பராமரிப்பதற்கும் கூடுதல் செலவாகும் என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். 

இத்தகைய நிலையான தொலைபேசி இணைப்புகளுக்குப் பதிலாக இன்டர்நெட் புரோட்டாகால் பிரைவேட் பிரான்ச் எக்சேஞ்ச் என்ற தொலைபேசி அமைப்பை பயன்படுத்தி நிறுவன வளாகத்தில் அல்லது கிளவுட்-டிலோ சர்வரை நிறுவி விட்டால் போதுமானது. நிலையான மற்றும் வேகமான இணையம் மூலம் இந்த தொலைபேசி அமைப்பு செயல்படுவதால் இதன் மூலம் விரைவாக அனைவரையும் தொடர்பு கொள்ள முடியும் என்பதுடன் செலவும் குறைவு என்பது இதன் சிறப்பு. அதையும் தாண்டி கிளவுட் அடிப்படையிலான தொலைபேசி அமைப்புகள் பிரவுசர் மூலம் செயல்படுவதால் அனைத்துவிதமான ஸ்மார்ட்போன்கள் மூலம் தகவல் பரிமாற்றத்தை மேற்கொள்ள முடியும். இத்தகைய பரிமாற்றங்கள் மெய்நிகர் பரிமாற்றங்கள் ஆக நிகழ்வதால் மிக சிறப்பான தொலைபேசி அமைப்பாக இது அமையும். மேலும் மற்ற தொலைபேசி அமைப்புகளை காட்டிலும் மிகக் குறைந்த கட்டணத்தில் இதை செயல்படுத்த முடியும். 

ஏற்கெனவே தங்களுடைய நிறுவனத்திற்காக தொலைபேசி அமைப்பை வைத்திருக்கும் இளம் தொழில்முனைவோர்கள், அதன்மூலம் என்னென்ன பணிகள் நடைபெறுகின்றன என்பதைக் கண்காணிப்பது அவசியம். அந்த தொலைபேசி அமைப்பில் உள்ள பயனர்களில் எத்தனை பேர் அந்த அமைப்பைப் பயன்படுத்துகிறார்கள்? 

எத்தனை பேர் பயன்படுத்தவில்லை? அதனால் ஏற்படும் செலவினம் என்ன? இத்தகைய அமைப்பு மூலம் பயனர்களின், வாடிக்கையாளர்களின், பணியாளர்களின் பிரச்னைகளுக்கு உடனுக்குடன் தீர்வு காண முடிகிறதா? என்பதையும் கண்டறிவது அவசியம். அதற்கு ஏற்ப மாற்று முடிவுகளை எடுத்துக் கொள்ளலாம். 

சில நிறுவனங்கள் தொலைபேசி அமைப்பை ஏற்படுத்துவதுடன் நின்றுவிடுகின்றன. அந்த அமைப்பு குறித்து அவ்வப்பொழுது சோதிப்பது மிக அவசியம். அந்த தொலைபேசி அமைப்பு பாதுகாப்பாக, விரைவாக செயல்படுகிறதா? என்பதை ஆய்வு செய்ய வேண்டும். இணைப்பு பலவீனமாக இருந்தால் தகவல் பரிமாற்றத்தில் பெரும் தொய்வு ஏற்படும். அதனால் வணிகம் பாதிக்கப்படலாம். எனவே இருக்கின்ற தொலைபேசி அமைப்பின் வேகத்தை பல முறை ஆய்வு செய்து சரியாக இருந்தால் மட்டுமே தொடர வேண்டும். அத்துடன் நிறுவனத்தில் உள்ள தொலைபேசி அமைப்பு எவ்வாறு பயன்படுத்தப்படுகிறது என்பதையும் ஆய்வு செய்வது அவசியம். அதன் மூலம் அதிக அளவு அழைப்புகள் வருகிறதா? 

அல்லது அதிக அளவிலான அழைப்புகள் போகிறதா?  சர்வதேச அழைப்புகள் எத்தனை? ஊழியர்கள் தங்களுக்குள் பேசிக்கொள்கின்றனரா? அவை வணிக நோக்கத்தில் பேசப்படுகிறதா? இப்படி அனைத்து விஷயங்களையும் அறிந்து கொண்டு அதற்கு ஏற்ற தொலைபேசி அமைப்பை மாற்றிக் கொள்வது வணிகத்தை மேம்படுத்தும். 

தொலைபேசி அமைப்பு என்பது அடிக்கடி மாற்றக்கூடிய விஷயமல்ல. எனவே புதிய தொலைபேசி அமைப்பை நிறுவுவதற்கு முன் நிறுவனத்தில் பணியாற்றும் ஊழியர்கள் உடன் கலந்து பேசி அவர்கள் கூறும் விவரங்களை மனதில் கொண்டு, அந்த தொலைபேசி அமைப்பில் ஊழியர்களின் சொந்த தொலைபேசியைப் பயன்படுத்தும் புதிய நுட்பத்தையும் பயன்படுத்தும் வகையிலான தொலைபேசி அமைப்பை ஏற்படுத்துவது சிறந்த பலனைத் தரும். எனவே வளரும் தொழில்நுட்ப வேகத்திற்கு ஈடு கொடுக்கும் வகையிலான புதிய தொலைபேசி அமைப்பை நிறுவனத்தில் உருவாக்கி அதனை சரியான முறையில் பயன்படுத்துவதுடன் அவ்வப்போது கண்காணித்து வந்தால் தொலைபேசி அமைப்பு வணிகத்தை வளர்க்கும் என்பதில் மாற்றுக் கருத்தில்லை.