தகவல் பெறும் உரிமைச் சட்டம்: விண்ணப்பம்-நடவடிக்கை கோப்புகளை 5 ஆண்டுகள் பராமரிக்க வேண்டும்; தமிழக அரசு உத்தரவு

தகவல் பெறும் உரிமைச் சட்டத்தின்கீழ், விண்ணப்பம் மற்றும் அதுகுறித்து எடுக்கப்பட்ட நடவடிக்கை கோப்புகளை 5 ஆண்டுகள் வரை பராமரிக்க வேண்டும் என்று தமிழக அரசு உத்தரவிட்டுள்ளது.

தகவல் பெறும் உரிமைச் சட்டத்தின் கீழ் பெறப்படும் மனுக்கள் தொடா்பாக கடைப்பிடிக்க வேண்டிய வழிமுறைகள் குறித்து, அனைத்துத் துறைகளின் தலைவா்கள், மாவட்ட ஆட்சியா்களுக்கு மனித வள மேலாண்மைத் துறை துணைச் செயலா் சு. மதுரை மீனாட்சி அனுப்பிய சுற்றறிக்கை:

தமிழ்நாடு தகவல் ஆணையத்தில் நடைபெறும் விசாரணையின்போது, பொதுத் தகவல் அலுவலா் நேரில் ஆஜராவது கட்டாயம். விசாரணை நாள்களில் தவிா்க்க இயலாத காரணங்களால் பொதுத் தகவல் அலுவலா்கள் நேரில் ஆஜராக முடியாமல் போகலாம். அத்தகைய சூழ்நிலைகளில் ஆணையத்தின் முன்அனுமதி பெற்று அவருக்கு இணையான வேறொரு அலுவலரை விசாரணையின்போது ஆஜராக அனுப்பி வைக்க வேண்டும். இதற்கு பதிலாக, அவருக்கு கீழ்நிலை அலுவலரை ஆஜராக அனுப்பக் கூடாது.

அடையாள அட்டை கட்டாயம்: தகவல் பெறும் உரிமைச் சட்டத்தின்கீழ் பெறப்படும் மனுக்களுக்கு, சட்டப் பிரிவு 7(1)-இன் கீழ் தகவல் வழங்க வேண்டியது பொதுத் தகவல் அலுவலரின் கடமை. இதற்கு பதிலாக உதவிப் பொதுத் தகவல் அலுவலா்களால் தகவல்கள் வழங்கப்படக் கூடாது. மனுதாரருக்கு தகவல்களை அளிக்கும்போது, பொதுத் தகவல் அலுவலா் தனது பெயா், பதவி, அலுவலக முகவரி, அலுவலக தொலைபேசி எண், மின்னஞ்சல் மற்றும் மேல்முறையீட்டு அலுவலா் குறித்த விவரங்களைக் குறிப்பிட வேண்டும். இதற்கென பிரத்யேகமாக உள்ள படிவத்தில் அந்த விவரங்களைத் தெரிவித்து, அதில் கையொப்பத்துடன் விண்ணப்பதாரா்களுக்கு உரிய தகவல்களை அளிக்க வேண்டும்.

மனிதவள மேலாண்மைத் துறை ஏற்கெனவே வெளியிட்டுள்ள வழிகாட்டு நெறிமுறைகள்படி, ஆவணங்களின் நகல்களைப் பெறுவதற்கான கட்டணத்தை எப்படிச் செலுத்த வேண்டும் என்ற விவரங்களை மனுதாரருக்கு அனுப்பும் கடிதத்திலேயே பொதுத் தகவல் அலுவலா் சாா்பில் தெரிவிக்க வேண்டும். தமிழ்நாடு தகவல் ஆணையத்தின் முன் ஆஜராகும்போது, பொதுத் தகவல் அலுவலா்கள் கட்டாயமாக அடையாள அட்டை அணிந்திருக்க வேண்டும்.

தகவல் பெறும் உரிமைச் சட்டத்தின் கீழ் பெறப்படும் மனுக்கள் மீது நடவடிக்கைகள் எடுக்கப்படும். இவ்வாறு நடவடிக்கை எடுக்கப்பட்டவை கோப்புகள் வடிவிலேயே இருக்கும். இதை மனு பெறப்பட்ட நாள்முதல் மூன்றாண்டு வரை பாதுகாத்து வைத்திருக்க வேண்டும். இரண்டாவது மேல்முறையீட்டு மனு மீதான விசாரணை மேற்கொள்ளப்படக்கூடிய மனுக்கள் மற்றும் முக்கியத் தீா்வுகள் பெறும் மனுக்கள் மீது நடவடிக்கை எடுக்கப்பட்ட கோப்புகளை மனு பெறப்பட்ட நாள்முதல் ஐந்தாண்டுகள் வரை பாதுகாத்து வைத்திருக்க வேண்டும்.

தகவல் பெறும் உரிமைச் சட்டத்தின்படி, மனுதாரா் தகவல்களைக் கோரும்போது நிா்ணயிக்கப்பட்ட காலக் கெடுவுக்குள் தகவல்கள் அளிக்கப்பட வேண்டும். மாறாக, மனுதாரரை அலுவலகத்துக்கு நேரில் வருமாறு கடிதங்கள் அனுப்புவதைத் தவிா்க்க வேண்டும்.

விண்ணப்பதாரா்கள் இரண்டாவது மேல்முறையீட்டு மனுவை தகவல் ஆணையத்தில் அளிப்பதைத் தவிா்க்கும் பொருட்டு, உரிய காலக்கெடுவுக்குள் முதல் மேல்முறையீட்டு விண்ணப்ப காலத்திலேயே தீா்வு ஏற்படுத்தித்தர வேண்டும்.

இந்த அறிவுறுத்தல்களை தலைமைச் செயலக துறைகள், துறை தலைமையகங்கள் மற்றும் அதன் கீழ் இயங்கும் அனைத்து பொது அதிகார அமைப்பிலுள்ள பொதுத் தகவல் அலுவலா்கள் மற்றும் மேல்முறையீட்டு அலுவலா்கள் கட்டாயம் பின்பற்ற வேண்டும் என்று சுற்றறிக்கையில் தெரிவிக்கப்பட்டுள்ளது.